Тайм-менеджмент при роботі за комп’ютером GTD





Доброго часу доби всім, хто читає ці рядки!

І відразу ж приступимо до того, заради чого ми тут сьогодні зібралися, а саме — для прочитання не зовсім звичайною (на цей раз) статті. Незвична вона тим, що носить не тільки прикладної (у вигляді опису корисного ПЗ), але і філософський характер, тобто змушує задуматися над такою філософською категорією як час (вона ж ріка життя), робітників процесах в ній протікають і організації останніх.

Тайм-менеджмент при роботі за комп'ютером GTD

Загалом, хто зовсім заплутався, мова сьогодні піде про нашій повсякденній діяльності, способи її контролю / управління та реалізації всього цього на практиці за допомогою спеціалізованих утиліт-органайзерів, які реалізують концепцію GTD, що по-російськи означає «доведення справ до завершення».

Зовсім спрощено — мова піде про програми, які дозволять Вам ставити перед собою різні цілі та завдання і відзначати хід їх виконання. Це, треба визнати, дуже може стати в нагоді в житті, організувати ону, допомогти її якісно поліпшити і взагалі сильно змінити Ваш стиль «існування».

Що ж, почнемо нашу розповідь, ключ на старт і .. Поїхали!

Концепція GTD, що це таке. Перше знайомство

Життя — це дивовижна штука, яка складається з низки запланованих Вами дій, ланцюжки випадкових подій / обставин, ну і іноді позаземного втручання:-). Так от, щоб встигати за колесом життя (тобто йти в ногу з часом, а не відставати кожен день від нього на 2-3 години) необхідно всі свої дії заздалегідь планувати і прописувати (чи то пак треба впорядковувати свої справи). Для цього існують навіть певні стратегії управління часом / діяльністю. Про одну таку стратегії, яка називається GTD (Getting Things Done), ми сьогодні і поговоримо.

Отже, GTD — стратегія управління діяльністю, а також, так би мовити, система прийомів і технік, мета якої допомогти сучасній людині встигати більше, а втомлюватися менше. Взагалі, якщо по-простому, то GTD — це більший контроль над життєвими ситуаціями, який реалізується через грамотне планування своєї повсякденної діяльності і який, в свою чергу, позбавляє Вас від численних витоків енергії, адже всі ми знаємо, що людина за своєю природою, так би мовити, часто лінива і інертне істота (жартуємо, але буває у всіх, думаю:-)), і для того, щоб ця істота щось продуктивно робило, воно повинно себе втягувати в цю діяльність.

Основна ідея концепції «доведення справ до завершення» полягає в тому, що людині необхідно розвантажити голову від зайвої рутинної інформації, перенісши її на зовнішній носій, будь то блокнот, книжка-щоденник, онлайн-органайзер або спеціалізоване ПЗ.

Також нагадаю, що в недалекому минулому нами вже була описана невелика утиліта з все того ж арсеналу планування, яка мешкає за адресою: Маленький органайзер для ведення своїх завдань [GeeTeeDee], однак зараз прийшов час кілька «Ширшов» (:-)) висвітлити цей питання, бо за цей проміжок часу програм з’явилося безліч.

Про найбільш видних (на нашу скромну думку) ми сьогодні і поговоримо.

Втілення концепції GTD. Програмні рішення таск-менеджерів

Час — гроші? Ні, час багато дорожче!

Час — це наше життя, а вона безцінна! (С)

Почнемо з того, що, сподіваємося, для багатьох при виборі програми з відстеження справ одним з головних критеріїв вибору стало правило — «програмою повинен управляти ти, а не вона тобою». Наприклад, звичайний користувач не готовий витрачати купу часу на вивчення мінлива, довідок та іншої писанини, якщо поруч є більш зручний і інтуїтивно зрозумілий софт. Крім того, органайзером треба користуватися для досягнення цілей, а не за принципом «органайзер заради органайзера». Що ж, з одним з головних критеріїв визначилися, це, так би мовити, інтуїтивність. Додамо сюди наші класичні вимоги, а саме, безкоштовність + підтримку російської мови (по можливості), і можна сміливо приступати до розгляду учасників нашого огляду.

Основний плюс подібних програм те, що всі свої справи можна довірити такою собі утиліті-інтеллектуалочке, яка завжди з тобою в потрібному місці, в потрібний час, яка підкаже, що можна або потрібно зробити, з кого пора запитати результати і все таке інше.

Відразу поясню, що у мене немає мети описувати весь набір закладених функцій в програмах, які беруть участь в огляді. Мета — познайомити Вас з подібного роду софтом і виділити індивідуальні особливості кожного, щоб Ви могли підібрати щось під себе, свої завдання і потреби.

Отже, перша на роздачі програма ..

WunderList

За допомогою програми WunderList можна просто і швидко скласти список справ на день, місяць і навіть рік, створити повторювані нагадування, відзначати закладкою особливо важливі, позначати їх як виконані у міру потреби. При всьому цьому програма буде зберігати записи не тільки на локальному комп’ютері, де вона встановлена, але так само і на сервері проекту. Отже, доступ до списку Ви зможете отримати завжди, де б не знаходилися. Взагалі, ця програма — торжество простоти і гарного смаку. Її я б рекомендував всім, хто тільки почав вести життя «за планувальником», бо нічого зайвого в програмі немає.

Тайм-менеджмент при роботі за комп'ютером GTD

На додаток до простого інтерфейсу кілька чудових шпалер на вибір — начебто дрібниця, але тут вперше розробники здогадалися внести різноманітність в оформлення нудних todo-листів. Все-таки настрій теж дуже важливо при виконанні справ.

Дистрибутив програми можна завантажити звідси (якшо по кнопці «Download for Windows»).

Тайм-менеджмент при роботі за комп'ютером GTD

Примітка:

Варто відзначити, що WunderList всеїдна і може працювати як з Windows, Linux і Mac OS, так і на смартфонах, що працюють під управлінням мобільних ОС Windows Phone і Android. Також існують версії додатка для iPad, iPhone і Blackberry і працюють через веб-інтерфейс. Що ще зручніше, вона вміє синхронізувати всі дані між мобільним пристроєм і комп’ютером, тобто якщо Ви додали задачу на телефоні, то Ви потім побачите її і на комп’ютері. І навпаки. Зручно, повірте мені.

Після установки утиліти всього парою кліків мишки програма попросить авторизуватися, ввівши логін і пароль, якщо таких у Вас ще немає, значить Ви не зареєструвалися на сайті проекту, тому натискаємо на кнопку «Register». Далі проходимо стандартну процедуру реєстрації, після чого отримуємо свій власний аккаунт на проекті. Розробники додатка постаралися і створили тестовий список справ, щоб нам було легше розібратися в роботі програми.

Додавання завдання здійснюється наступним чином — Ви просто клікаєте по «Add a new task», вводите назву (наприклад, «Прочитати нову статтю на проекті [Online-Games») і тиснете «Готово» .. Ну і все, завдання створена (див. зображення).

Тайм-менеджмент при роботі за комп'ютером GTD

Створену задачу відразу ж можна прив’язати до певної дати. Для цього наведіть на неї курсор миші і клацніть по з’явився значку годин. На екрані вашого монітора з’явиться вікно календаря, вкажіть у ньому рік, місяць і день, в які необхідно виконати задачу.

Тайм-менеджмент при роботі за комп'ютером GTD

Якщо Вам потрібно більше дисципліни, тоді надайте своєму завданню тимчасові рамки (задається в настройках задачі). Також можна додати опис, напоминалку і вказати пріоритет. Пріоритет продуманий найкраще, він або є, або немає, ніякої вам десятибальною шкали, ніяких зірочок і т.п.

Завдань в програмі WunderList можна створювати незліченна кількість, і щоб не заплутатися в них, можна застосовувати різні види сортування, позначати справи і навіть приховувати, наприклад, ті, до виконання яких є ще багато часу. Для цього в додатку є різні фільтри сортування (поекспериментуйте самі).

Тайм-менеджмент при роботі за комп'ютером GTD

Якщо потрібно швидко знайти стару задачу, є пошук по датах або по мітках. У WunderList Ви можете трохи кастомизировать зовнішній вигляд — в наявності 12 фонів для підкладки. У програми є така можливість, як відкриття доступу до списку справ для друзів або колег. Причому ті, з ким Ви вирішили поділитися своїм списком, зможуть вносити в нього зміни і навіть додавати нові завдання, зрозуміло, з Вашого дозволу (проте їм доведеться обзавестися цієї софтинка на своєму ПК).

Щоб відкрити доступ друзям і колегам, підведіть курсор миші до категорії завдань, яку хочете зробити доступною, і натисніть на що з’явився (у вигляді двох силуетів людей) значок (див. Зображення).

Тайм-менеджмент при роботі за комп'ютером GTD

У діалоговому віконці введіть через кому поштові електронні адреси тих людей, яким відкриваєте доступ. Натисніть кнопку «Надіслати запрошення». Якщо ж Вам просто потрібно показати комусь свій список справ, то виберіть потрібну категорію і клікніть по значку у вигляді хмарки, що знаходиться у верхній частині вікна програми, потім клацніть по «Так», тим самим підтвердивши бажання опублікувати свій список справ. Програма WunderList завантажить його на свій сервер і надасть спеціальну посилання. Поділіться нею з друзями, і вони зможуть подивитися Ваші завдання у себе на ПК через звичайний браузер. До речі, список буде зберігатися на сервері протягом 30 днів.

Налаштувань самого додаток не так вже й багато. Найважливішою налаштуванням мені здалися фони. Їх багато, і всі їх хочеться поставити одночасно. На жаль, можливий тільки один. Доступні англійська та німецька мови. Також можна додавати завдання, просто відправивши рядок тексту на e-мейл.

Тепер пару слів про інтерфейс.

В інтернеті Ви отримуєте ті ж можливості, що і в додатку, а значить — можете дивитися свої завдання на «тимчасових» комп’ютерах, на роботі — де завгодно. І, мабуть, варто ще раз нагадати, що платите Ви за такий функціонал рівно 0 рублів, 00 копійок. По-моєму, це найкраща (без проблем) безкоштовна програма для ведення справ та відстеження завдань, якщо знаєте краще — пишіть!

PTTM

Наступний учасник — програма з досить незвичайною назвою — PTTM. Спочатку може здатися, що це щось «незрозуміло-технічне», проте все набагато простіше — абревіатура PTTM розшифровується як Personal Time and Task Manager (персональний менеджер часу і завдань), і відразу стає зрозуміло звідки дме вітер і чим займається програма. Отже, Personal Time and Task Manager — інструмент, що поєднує в собі систему обліку та планування часу.

Тайм-менеджмент при роботі за комп'ютером GTD

За допомогою РТТМ Ви зможете:

Зрозуміти, куди йде час (для цього потрібно просто вести облік свого часу);

Побачити, на що витрачається найбільше часу, а чому приділяєте дуже мало (для цього потрібно вести аналіз витраченого часу);

Вивільнити достатньо часу для улюблених занять за допомогою планування часу;

Упорядкувати своє життя за допомогою чітко визначених цілей і завдань, які Ви хочете реалізувати — для цього потрібно управляти завданнями;

Бути уважними, пунктуальними і ерудованими, тому що в програмі є довідник подій, інструмент нагадувань і довідник контактів.

Розглянемо заявлені можливості програми:

Ведення переліку завдань.

Завдання можу відображатися в ієрархічній деревовидної формі. Є можливість вибудовувати ієрархію завдань будь-якого рівня вкладеності;

Календарна форма відображення планованих справ.

Перегляд періодів часу в сітці календаря. Редагування справ, нагадувань в календарі. Створення повторюваних справ;

Кожне завдання або справа може мати свій пріоритет.

Набір пріоритетів може бути сформований користувачем самостійно;

Нагадування.

Нагадування можуть бути пов’язані зі справою або можуть встановлюватися незалежно;

Зручні форми відображення інформації.

Календар — день, три дні, тиждень. Список справ. Список завдань;

Простота використання.

Більшість функцій програми мають загальновідомі гарячі клавіші;

Довідник контактів.

Зберігання контактів і пов’язаної з ними інформації;

Мобільність.

Програма PTTM може працювати як з жорсткого диска, так і з флешки або карти пам’яті. Ви можете завжди носити свої плани і завдання з собою;

Можна працювати з декількома базами даних.

Щоб почати роботу з програмою, необхідно завантажити її дистрибутив, який можна завантажити звідси або, для тих, хто хоче мати її на флешці, звідси. Взагалі, основна відмінність цієї програми від своїх побратимів в тому, що тут можна вести облік витраченого часу з прив’язкою до його запланованої величиною і з прив’язкою до проектів і завданням.

Ви можете почати з простого обліку свого часу або з управління Вашими завданнями, потім почати планувати роботу (справи) і час для виконання завдань. Перше, про що потрібно сказати, що в програмі виділені два поняття «Дело» і «Завдання». Вони дуже схожі, але в той же час мають суттєві відмінності в застосуванні. Поняття «Дело» призначено для обліку операцій з часом — планування та відображення факту. «Дело» дозволяє запланувати певний проміжок часу і відобразити, який час було витрачено реально. Поняття «Завдання» призначена для управління завданнями — має плановану дату завершення, плановану трудомісткість. Може мати підлеглі «завдання».

Головне вікно програми може мати такі види:

Календар на 1 день;

Календар на 3 дні;

Календар на тиждень;

Список справ;

Список актуальних завдань.

Для роботи зі справами використовуються перші чотири види, для роботи з завданнями останній, п’ятий вид.

Розберемо (для прикладу) календар на 1 день. Запускаємо програму і автоматично потрапляємо в режим (1) — «Календар на 1 день».

Тайм-менеджмент при роботі за комп'ютером GTD

Примітка:

Календар — це графічне представлення дня зі шкалою часу по вертикалі, на якому в масштабі розміщуються заплановані або виконані справи відповідно до зазначеного часом початку і планованим і / або фактичним витраченим часом.

«Календар на 1 день» розділений на дві половини — ліва половина це власне календар, що відображає один день, а права половина містить додаткову інформацію, що відноситься до отображаемому дню та інструменти для управління. Календар має шкалу часу, розташовану зліва, і сітку часу з кроком в 15 хвилин. Фон у календаря білий (I) або зелений (II). Білий позначає минулий час, зелений — час майбутнє. Поточний час (III) — кордон між білим і зеленим фоном. Так само поточний час позначає зелена смужка на шкалі часу.

Тайм-менеджмент при роботі за комп'ютером GTD

На самому календарі розміщені справи у вигляді прямокутників, в яких розташована наступна інформація (див. Зображення):

Назва справи;

Вміст поля «Докладно» після слова «План:»;

Вміст поля «Зроблено» після слова «Факт:».

Тайм-менеджмент при роботі за комп'ютером GTD

За допомогою мишки прямокутник справи можна переміщати, змінюючи тим самим плановане час початку (див. Зображення).

Тайм-менеджмент при роботі за комп'ютером GTD

Примітка:

Колір маленького квадрата (1) у верхньому лівому кутку відображає вид призначеного планованого часу. Білий означає, що час початку заплановано не було (програма сама розмістила справу на календарі), сірий означає, що час початку позначено як зразкову, і чорний означає, що час початку жорстоке і має бути дотримано. Натисканням лівої кнопки миші по квадратику здійснюється перемикання між цими видами.

Якщо справа позначено як виконане, то під квадратом у верхньому лівому куті відображається галочка. Натисканням лівої кнопки мишки в цій області можна поставити ознаку завершення справи або зняти його. У правій частині області справи є дві вертикальні смужки червоного і зеленого кольору (див. Зображення).

Тайм-менеджмент при роботі за комп'ютером GTD

Червона відображає фактично витрачений час на справу, зелена те, скільки було заплановано. При зміні розмірів прямокутника, що відображає справи, змінюється і параметр запланованого або фактичного часу (те, що більше). Якщо справа є періодичним, то в правому нижньому куті відображається знак періодичного справи, якщо для справи встановлено нагадування, то у верхньому правому куті відображається символ будильника.

На календарі розміщуються справи, тривалість яких (запланована або фактична) вище або дорівнює встановленої мінімальної (задається в настройках, за замовчуванням 15 хвилин) і якщо в справі не встановлено прапор «Не показувати на календарі». Справи, у яких час початку не заплановано, програма розташує в календарі самостійно відповідно до пріоритетом справи у вільні від уже розміщених справ ділянки дня. Якщо справ на день заплановано багато, то на календарі можуть бути розміщені не всі.

У верхній правій частині «Календаря на 1 день» знаходиться календар на місяць (1) для швидкого перемикання на потрібний день. Так само представлена ​​зведена інформація за кількістю справ на поточний день, інформація по запланованому часу на день (врахованому часу), відображається кількість справ, які не помістилися на календарі. У верхній правій частині відображається інформація про завдання: кількість прострочених завдань, завдань до завершення на сьогодні і «гарячих» завдань (див. Зображення).

Тайм-менеджмент при роботі за комп'ютером GTD

Взагалі, варто сказати, що програма (в освоєнні) проста до неподобства і не забере багато Вашого дорогоцінного часу, зате заощадити його вже точно допоможе. Крім того, якщо у Вас виникнуть якісь складнощі в освоєнні, Ви завжди зможете звернутися до сайту програми і почерпнути щось звідти.

Отже, за допомогою нехитрих маніпуляцій програма дозволяє легко і просто скласти розклад своїх справ на певний строк. Ось що вийшло у мене (див. Зображення):

Тайм-менеджмент при роботі за комп'ютером GTD

Примітка:

Мені вельми цікавим видався інструмент «Бюджети часу», який дозволяє планувати бюджет свого часу — наявне в розпорядженні час (для нас, землян, стабільно — 24 години на добу і від нас не залежить) і сукупність справ, на які ми його витрачаємо за місяць , потім можна проводити аналіз його використання.

Звичайно, це крапля в морі з того, що програма вміє витворяти, але, думаю, Вам самим буде цікавіше в цьому розібратися, так що ласкаво просимо, як кажуть Тайм-менеджмент при роботі за комп'ютером GTD

Pichugin Organizer

Отже, останній учасник в нашому огляді (так би мовити, на солодке :)) Pichugin Organizer. Програма аскетична по дизайну і функціоналу, проте це аніскільки не заважає їй виконувати покладені на неї функції. Утиліта представляє собою менеджер нагадувань, не обтяжений купою надмірностей.

Тайм-менеджмент при роботі за комп'ютером GTD

У ній присутні три частини — нагадування про Ваші завданнях, швидко додаються записки (стікери), які приклеюються до робочого столу системи, і менеджер контактів — телефонна книга. Розглянемо більш докладно кожну з частин.

Календар з нагадуваннями

Нагадування про справи з можливістю установки дати показу нагадування на певний день / кожен день / щотижня / щомісяця / щороку;

Поділ нагадувань на тематичні групи;

Можна налаштувати період вискакування списку всіх нагадувань;

Можна бачити список всіх завдань або тільки завдань для сьогоднішнього дня при запуску комп’ютера;

Автоматична установка вибраної мови при створенні нагадування;

Зручне додавання і редагування нагадувань;

Пошук в списку нагадувань;

Історія нагадувань з експортом в Excel;

Можна відкладати нагадування і редагувати список варіантів для відкладання нагадувань;

Є звуковий супровід при показі нагадувань;

Встановлення пріоритетів для нагадувань і можливість відключити частину нагадувань з певним пріоритетом;

Колірне виділення в списку прострочених нагадувань;

Колірне виділення в списку сьогоднішніх нагадувань;

Швидке відкриття посилань, електронних адрес з введених в нагадування коментарів.

Контакти

Телефонна книжка ver.2.4 з можливістю додавання власних полів і поділ контактів на групи;

Можна підключити іншу програму в якості телефонної книги.

Записки (Стікери)

Налаштування кольорів, шрифту, прозорості записок і інших елементів оформлення;

Є перелік записок і можливість тримати їх прихованими;

Можливість блокування записок для зміни;

Друк записок друк записок в файл.

Інше

Налаштування клавіш миші при натисканні на іконку в панелі завдань;

Перевірка оновлень програми;

Розділені профілі для користувачів системи Microsoft Windows;

Бекап нагадувань і записок, імпорт / експорт нагадувань з інших профілів системи.

Програма може на початку робочого дня надати список всіх поточних справ або ж тільки справ, які призначені на сьогоднішній день. У процесі роботи за комп’ютером програма може нагадувати про поточний час, показуючи спливаюче вікно курантів. Інтерфейс програми легко налаштовується під зручність користувача.

Завантажити цей витвір можна за посиланням звідси.

Після завершення процесу установки і запуску головне вікно програми буде виглядати приблизно так (див. Зображення).

Тайм-менеджмент при роботі за комп'ютером GTD

Взагалі, описувати як працювати з програмою зайве, бо там все гранично просто (особливо, якщо Ви розглянули варіанти вище), а до того ж є вбудований файл допомоги на випадок, якщо щось не зрозумієте (ну і ми тут поруч, у коментарях , якщо що :)).

Пару слів про функціонал. Використовуючи програму, Ви зможете створювати різні списки справ (розділяючи їх при цьому з певної тематики), виробляти роботу з календарем, налаштовувати різного роду нагадування. Щоб ні в якому разі не забути про поточні справи, Ви в існуючій подпрограмме для планування часу зможете на робочий стіл додати певну замітку, яка буде на постійній основі залишатися поверх всіх розташованих на ньому вікон. Ще однією дуже корисною функцією програми Pichugin Organizer є унікальна можливість ведення телефонної книги з поділом всіх існуючих контактів на групи і сортуванням їх за алфавітом у відповідному порядку.

Що тут ще сказати — беріть миша в руки і сміливо приступайте до освоєння .. Хоча, звичайно, мій вибір-таки WunderList.

Власне, на цьому, мабуть, все, всі учасники скінчилися. Ні, звичайно, є ще купа всяких програм, і наша добірка це не вирок вищої інстанції «must be ..» (має бути), однак придивитися ближче і випробувати сей софт настійно рекомендуємо. І хто знає, може Вам він настільки сподобається, що і шукати більше нічого не захочеться!

Післямова

Ось ми повільно і вірно підійшли до моралі статті (так-так, у неї є мораль :)).

Як відомо, людина (він же homo sapiens) — істота думає, а часом навіть занадто. З одного боку, це-таки добре, бо перед тим як прийняти рішення він все зважує, оцінює ризики і т.п., а з іншого боку — саме на це обдумування (що в підсумку переростає в сумніви) витрачається колосальна кількість часу. Тому моя Вам порада з планування справ та іншим речам — відключіть свою «зайву Думалка» і включіть «делалку» Тайм-менеджмент при роботі за комп'ютером GTD

Жарти жартами, але я маю на увазі — завжди робіть заплановані справи без зайвих сумнівів (типу: робити — не робити, ой, а ось раптом не вийде, ой, ну в понеділок, може, почну, ой, а може краще зайнятися ось цим , а не тим) і витрачається енергія / час на дії, а не на нескінченні роздуми. Результат не змусить себе довго чекати, і вже зовсім скоро Ви приємно здивуєтеся, як багато стали встигати, зі скільком упоралися і що тепер можете прочитати за раз не дві, а вже цілих три статті на своєму улюбленому проекті, а це є добре Тайм-менеджмент при роботі за комп'ютером GTD

Як говориться .. «Гутен Абенов!» І до нових зустрічей на нашій .. cіс.адмінской хвилі. Тут Ви ніколи не потрапите в штиль, а от вітер з урагану статей накрити цілком може Тайм-менеджмент при роботі за комп'ютером GTD Загалом, все для Вас, залишайтеся на зв’язку.

PS: Як і завжди, чекаємо Ваших активних коментарів, питань тощо, а крім того, діліться своїми секретами організації робочого процесу, планування повсякденної діяльності — що або хто Вам у цьому допомагає (особливо в плані мобільних рішень)? Пишіть, цікаво буде поцікавитися Тайм-менеджмент при роботі за комп'ютером GTD

PPS: За існування даної статті спасибі члену команди 25 КАДР